Compliance

Compliance betyder, at en virksomhed efterlever relevante regler og forpligtelser.

Det kan vedrøre lovgivning, kontrakter og interne politikker. Arbejdet omfatter at identificere krav, placere ansvar, forebygge brud og følge op. En politik er ikke nok uden praksis og dokumentation. Due diligence kan afdække mangler før et køb, mens HR kan have ansvar for bestemte personaleregler. Compliance er en løbende opgave, ikke en universel certificering.

Hvad dækker compliance i praksis?

Compliance er ikke ét regelsæt, men summen af de krav, virksomheden skal leve op til. For en almindelig dansk virksomhed handler det typisk om:

• Persondata (GDPR) — hvilke oplysninger I gemmer om kunder og medarbejdere, hvor længe, og hvem der har adgang.
• Arbejdsmiljø — APV, instruktion af medarbejdere og anmeldelse af arbejdsulykker.
• Bogføring og skat — moms, indberetning og de krav, der følger af bogføringsloven.
• Aftaler og leverandører — at I kan dokumentere, hvad der er lovet kunder og underleverandører.
• Branchens egne regler — for eksempel hvidvaskregler i finans og ejendomshandel, eller fødevarereglerne i restauration.

Sådan bliver det til andet end en politik i en skuffe

• Skriv ned, hvilke krav der gælder jer — ikke alle krav gælder alle.
• Placér ansvaret hos en navngiven person for hvert område.
• Lav den kontrol, der kan dokumenteres bagefter: hvem tjekkede hvad og hvornår.
• Følg op, når noget går galt, og ret processen — ikke kun den enkelte fejl.

En due diligence før et køb afdækker ofte huller, som ingen havde set. Og husk, at compliance er en løbende opgave, ikke en certificering, man får én gang.

Når reglerne alligevel bliver brudt

Fejl sker, og så er det forsikringerne, der afgør, hvor hårdt det rammer. Et databrud eller et hackerangreb hører under cyberforsikringen, krav fra kunder om skade på person eller ting under erhvervs- og produktansvar, og krav mod ledelsen personligt under en bestyrelsesansvarsforsikring. Bøder fra myndigheder kan derimod normalt ikke forsikres.

Driver du virksomhed? Se, hvilken erhvervsforsikring små og mellemstore virksomheder har brug for.